Система DocsVision — это комплексная программная платформа, предназначенная для автоматизации процессов управления, документооборота и для создания интегрированных приложений. На основе платформы организация может построить собственное решение или воспользоваться следующими встроенными приложениями (готовыми решениями) DocsVision:
- приложением "Делопроизводство", обеспечивающим автоматизацию традиционных процессов обработки документов: создание архивов, маршрутизация документов, обработка корреспонденции, формирование отчетности о состоянии исполнения документов. Приложение включается в стандартный пакет поставки системы.
- приложением "Управление процессами", представляющим собой полнофункциональный сервер исполнения бизнес-процессов и систему описания сложных процессов обработки информации в организации. Приложение включается в стандартный пакет поставки системы.
- приложением "Процессы WWF", предназначенным для обеспечения возможности подключения и использования WWF-активностей сторонних разработчиков (BPI), реализации низкоуровневых процессов обработки данных (в том числе не связанных с DocsVision) и т. д.
Структурно система DocsVision состоит из следующих частей:
- Серверные компоненты, которые обеспечивают хранение данных, защищенный доступ к данным со стороны клиентов, маршрутизацию заданий и исполнение бизнес-процессов. В число компонентов входит:
- Центральный сервер системы Storage Server, реализованный в виде двух модулей:
- Веб-службы, работающей под управлением Microsoft .NET (ASP.NET) и веб-сервера Internet Information Server (IIS) и предоставляющей доступ по протоколу SOAP;
- Windows-службы, предоставляющей доступ через именованный канал (named pipe);
- Сервер управления бизнес-процессами Workflow Server, реализованный в виде Windows-службы.
- Консоль настройки параметров работы сервера.
- Клиентские компоненты, которые обеспечивают работу пользователя с системой, в их число входят:
- Набор ActiveX-компонентов Microsoft и других компаний, объединенный в пакет установки DocsVision Prerequisites.
- Набор клиентских компонентов платформы, объединенный в пакет установки DocsVision Client.
- Набор компонентов приложения «Делопроизводство», объединенный в пакет установки DocsVision TakeOffice Client.
- Набор компонентов приложения «Управление процессами», объединенный в пакет установки DocsVision WorkflowClient.
- Набор компонентов приложения «Процессы WWF», объединенный в пакет установки DocsVision WWFClient.
Большая часть серверных и ряд клиентских компонентов объединены в платформу DocsVision — основу, на которой организация может построить свою систему документооборота и управления процессами.
Рис. 1.1. Архитектура системы DocsVision
В стандартный комплект поставки DocsVision 4.3 входят платформа DocsVision и три приложения — «Делопроизводство», «Управление процессами» и «Процессы WWF». При этом платформа предоставляет набор средств и инструментов для хранения информации и доступа к ней, а также обеспечивающих пользователю привычный и удобный интерфейс, а приложения, построенные на основе платформы, — готовые решения, не требующие дальнейшей доработки. Такое разбиение позволяет организации, переходящей к автоматизации процессного управления, выбрать один из возможных путей его внедрения:
- воспользоваться готовым решением, если оно удовлетворяет потребностям организации;
- разработать на основе имеющейся платформы собственное решение управления документооборотом.
Платформа DocsVision представляет собой трехуровневое приложение, центральным элементом которого является карточка — совокупность описания структуры, соответствующих ей данных и одного или нескольких элементов управления Active X, реализующих пользовательский интерфейс. Платформа включает в себя основную часть серверных компонентов системы, в ее состав входят:
- база данных DocsVision под управлением SQL Server, содержащая набор таблиц и хранимых процедур;
- сервер, который отвечает за низкоуровневую работу с имеющимися в базе данными и поддерживает их целостность, проверяет права доступа и обеспечивает получение и отправку клиентскими компонентами пакетов данных, поиск элементов и т. д.;
- объектная модель системы (ядро клиентской части платформы) — Менеджер объектов, обеспечивающий поддержку сессий пользователей, передачу данных между клиентской частью и сервером хранилища, а также загрузку карточек с предоставлением им стандартных интерфейсов для исполнения функций;
- Навигатор, обеспечивающий пользователю интерфейс для полнофункциональной работы со всеми карточками системы в соответствии с имеющимися у него правами доступа;
- системные элементы (по структуре также представляющие собой карточки);
- Консоль настройки, предназначенная для создания и обновления базы данных, а также для настройки служб и компонентов системы.
Приложение «Делопроизводство», разработанное на основе платформы DocsVision, предназначено для автоматизации наиболее распространенных задач документооборота:
- регистрация документов, присвоение им номеров в соответствии с принятой в организации системой нумерации, создание электронных версий бумажных документов и совместное их хранение с регистрационной карточкой;
- создание архива документов, содержащего сведения о хранении бумажных копий, а также позволяющего категоризировать документы по темам их содержания для облегчения дальнейшего поиска и возможности просмотра документов, содержащих сведения по определенному вопросу;
- исполнение документов, предполагающее описание компетентным лицом необходимых для этого процедур, рассылку соответствующих заданий предполагаемым исполнителям и последующий контроль выполнения ответственными лицами (данная функциональность доступна при установленном приложении «Управление процессами»).
Для выполнения описанных задач в приложении «Делопроизводство» содержится набор справочников, предназначенных для унифицированного хранения и использования внутриорганизационной информации, носящей постоянный (или почти постоянный) характер, а также библиотека карточек, предназначенных для регистрации документов.
На основе платформы построено и второе основное приложение DocsVision — «Управление процессами», предназначенное для формального описания и автоматизации бизнес-процессов, типичных для документооборота организации. В состав приложения входят следующие компоненты:
- сервер исполнения бизнес-процессов (Workflow Server);
- набор карточек, предназначенных для описания бизнес-процессов, а также наблюдения и управления их работой;
- набор функций, представляющих собой отдельные этапы бизнес-процесса;
- шлюзы, обеспечивающие доступ и взаимодействие с элементами внешних систем (файловая система, почтовый сервер, MBS Axapta) и предоставляющие для этих целей собственные вспомогательные функции, оперирующие соответствующими типами переменных.
Третье построенное на основе платформы основное приложение DocsVision — «Процессы WWF»; это приложение реализует Windows Workflow Foundation (ориентировную на визуальное программирование технологию компании Microsoft для определения, выполнения и управления рабочими процессами) в системе управления процессами и позволяет создавать и исполнять процессы Windows Workflow Foundation в среде DocsVision, а так же предоставляет встроенные средства разработки низкоуровневых активностей и специальных процессов в среде Windows Workflow Foundation. Процессы WWF могут использоваться:
- для выполнения в рамках бизнес-процесса произвольного кода на языке платформы .NET (C#) (то есть как замена функции Сценарий приложения «Управление процессами»);
- для обеспечения возможности подключения и использования WWF-активностей сторонних разработчиков (BPI);
- для реализации низкоуровневых процессов обработки данных, вообще не связанных с DocsVision (например, работа с удаленным Web-сервисом).
Это приложение рассчитано на то, что разрабатывать его процессы будут программисты.
Внимание
Создание процесса WWF достаточно сложно и требует знания базовых принципов программирования. Кроме того, желательно умение работать с Microsoft Visual Studio 2005.
Описания Windows Workflow Foundation и принципов создания процессов WWF в Microsoft Visual Studio 2005 можно найти на официальном сайте Microsoft (
http://msdn2.microsoft.com/en-us/library/aa663362.aspx и
http://msdn2.microsoft.com/en-us/library/aa480213.aspx).
Если на сервере DocsVision установлена библиотека WWF, то клиентская часть библиотеки WWF будет установлена на компьютеры пользователей.
Внимание
Для установки и обновления клиентских компонентов WWF требуются права локального администратора.
Если политика безопасности организации не предусматривает выдачи пользователям прав локальных администраторов, установка клиентских компонентов WWF возможна групповой политикой.
Система DocsVision выпускается в нескольких редакциях, отличающихся количеством клиентских подключений и доступной функциональностью. Требования к аппаратному и программному обеспечению одинаковы для всех редакций.
Примечание
Под клиентским подключением подразумевается уникальная совокупность имени пользователя и имени клиентского компьютера, с которым осуществлено соединение.
При входе пользователя в систему DocsVision происходит открытие сессии. Один пользователь одновременно может открыть несколько активных сессий — для этого ему нужно запустить соответствующее количество окон Навигатора. При этом все сессии и Личный помощник, открытые на одном компьютере под одной учетной записью, считаются одним клиентским подключением (лицензированным соединением).
Сессии, открытые под одной учетной записью на разных компьютерах, или открытые на одном компьютере, но под разными учетными записями (разными пользователями), считаются разными соединениями (разными клиентскими подключениями).
С полным списком редакций DocsVision и их функциональных ограничений можно ознакомиться на сайте www.docsvision.com
Для ознакомления с системой можно скачать ее пробную версию (Trial), которая не имеет функциональных ограничений, однако имеет ограничение по сроку действия (120 дней) и количеству одновременно работающих пользователей (до 5 клиентских подключений). Скачать редакцию Trial можно на сайте www.docsvision.com, при этом необходимо предварительно зарегистрироваться.
Для успешной установки и использования системы необходимо иметь ключевой файл, который содержит информацию о приобретенной лицензии:
- Название ключа;
- Имя владельца — имя пользователя или название организации, которой выдан ключ;
- Редакция — редакция системы, использование которой разрешено данным ключом; установка любой другой редакции с данным ключом будет невозможна;
- Дата генерации — дата создания ключа;
- Количество соединений — максимальное число клиентских подключений;
- Срок действия ключа (указывается только для редакции Trial) показывает дату, до которой разрешено использование системы с данным ключом; после
наступления указанной даты система перестанет функционировать (по крайней мере, до замены ключа на новый);
- Срок действия пакета обновлений — дата, до наступления которой можно обновить систему до более старшей версии; в процессе установки новой версии эта дата сравнивается с датой выпуска устанавливаемой версии; если дата выпуска версии меньше даты срока действия пакета обновлений, то установка версии разрешается, а если больше — нет.
- Дополнительные опции — возможность установки и использования дополнительных модулей системы (шлюзы, модуль репликации); все перечисленные в этом разделе опции разрешены к использованию с данным ключом;
- Дополнительные языки — возможность эксплуатации системы на дополнительном языке (украинский, латвийский, эстонский, и т.д); все перечисленные в этом разделе языки разрешены к использованию с данным ключом;
русский и английский языки используются по умолчанию и в лицензионном ключе не учитываются;